TECNOLOGIA REDUZ CUSTOS E MELHORA GESTÃO TRIBUTÁRIA EM TRANSPORTADORAS

Responsável: Rafael de Brittos Brito

As empresas brasileiras precisam a cada dia superar desafios de toda ordem para alcançarem resultados. Mas, as que obtêm sucesso não tiveram (apenas) sorte.

Elas foram além do campo do senso comum, que as mantêm condicionadas aos problemas. Essas organizações conseguiram visualizar novos cenários para superar barreiras. Ou seja, diante de uma adversidade, encontraram oportunidades.

Sabemos que os obstáculos não são poucos, como por exemplo, o aumento de competitividade, dinâmica de mercado consumidor mais exigente e com mais opções e escolha, redução das margens de lucro, dentre outros.

E, como se esses desafios não fossem suficientes, temos ainda outros fatores que dificultam o dia a dia nas empresas, a elevada carga tributária e a complexa legislação fiscal (federal e estaduais).

Em razão disso, é preciso estar com o ‘radar ligado’ para as inovações tecnológicas.

II – Soluções tecnológicas e eficiência tributária

As autoridades fiscais no Brasil têm investido pesado em tecnologia para facilitar a fiscalização e arrecadar tributos. Uma forma, também, de organizar o caos legislativo da área tributária em ambientes de softwares que se fundamentam em lógica.

É aí que surge às empresas a intrínseca e necessária pró-atividade. Em um cenário no qual as autoridades fiscais e as empresas buscam absorver as novas tecnologias para cumprir os seus objetivos, ser eficiente somente em áreas como produção e vendas não é o bastante.

III – Trabalho consistente x grande volume de dados: como fazer diante de um elevado nível de complexidade?

Ter foco no correto enquadramento das operações de compras e vendas, bem como na sua correta escrituração, é o primeiro passo.

Estamos em um momento de transição tecnológica em várias áreas da nossa sociedade.

Isso significa que não bastará apenas ter bons profissionais nos quadros de funcionários.

Mais que isso, é imprescindível dispor de ferramentas adequadas de trabalho, à altura do nível de qualidade exigido pelo mercado. Na área fiscal isso é realidade.

Quando a empresa não avança tecnologicamente, corre o risco de deixar seus resultados nas mãos do governo, desnecessariamente. Mais que isso, quando realiza negócios mal documentados e declarados, se expõe a riscos de fiscalizações e de autuações fiscais elevadíssimas.

Como consequência, entra em embates judiciais longos, custosos e com baixa probabilidade de êxito, devido à negligência de investimentos em ferramentas de inteligência e automação tributária.

IV – Pró-atividade na área fiscal: questão de sobrevivência e de sustentabilidade

Os negócios podem e precisam absorver a crescente oferta de tecnologias. Elas são desenvolvidas por empresas que conhecem a fundo o exótico sistema tributário brasileiro.

Essas ferramentas surgem para inserir automação e inteligência nos processos fiscais e para aumentar os níveis de compliance. Dessa forma, impedem prejuízos no recolhimento de impostos, principalmente de ICMS e Pis/Cofins.

As ferramentas digitais permitem resolver o problema na raiz, ou seja, ao se apropriar de créditos sobre compras corretamente, reduzem o risco da formação de passivos tributários pela incorreta definição dos mesmos impostos incidentes sobre as vendas.

Dentre essas ferramentas temos o sistema de monitoramento de download de NF-e e CT-e, que auxilia na validação quando a empresa, de fato, realizou as compras e verificar se estas compras estão de acordo com a negociação; Também verifica se a tributação e a codificação estão de acordo com a legislação vigente, antes mesmo que a mercadoria chegue ao estoque da empresa; Auxilia na geração de um arquivo digital das notas fiscais eletrônicas (XML), um procedimento obrigatório definido na legislação.

Além disso, outra ferramenta disponível trata-se de um software com módulos preparados para fazer o lançamento das notas ficais de entradas através de importação de XML. Consiste em uma tecnologia já ofertada por softwares de gestão para os módulos de lançamentos de notas fiscais de entradas de mercadorias e insumos por meio da importação de XML.

Tal software dispõe de opções de parametrização de produtos relacionados a fornecedores, com a tributação previamente definida conforme a interpretação do adquirente, com relação ao enquadramento tributário e às operações. Dessa forma, reduz drasticamente o tempo de lançamento de notas fiscais e o risco de erro humano na inclusão dos dados no sistema, o que alimentará as apurações fiscais.

Também auxilia na validação de documentos emitidos por terceiros, antes da mercadoria ser registrada em seu estoque e revendida ou consumida no processo produtivo.

Outra ferramenta disponível é o sistema de monitoramento de tributação de produtos, que possuem um banco de dados constantemente atualizados com a legislação fiscal e enquadramentos das operações.

Servem para agilizar a pesquisa e definição da tributação e, na sequência, para monitorar as alterações da legislação aplicável às operações cadastradas, utilizando parâmetros como o estado de origem e destino; NCM, volumetria e composição; Enquadramento tributário do remetente e do destinatário; Forma de utilização do produto pelo destinatário, entre outros dados que a legislação trata como variáveis para definição da tributação.

Isto posto, sabemos que a tecnologia é fundamental na gestão dos negócios, mas passou a ser uma questão de sobrevivência para as empresas.

Ferramentas digitais e softwares desenvolvidos para a gestão tributária se tornaram imprescindíveis para que qualquer organização amplie sua competitividade e reduza custos, riscos e tempo em operações cotidianas.